ثبت خرید

موفقیت برنامة وفاداری تا حد بسیار زیادی به صحت و کیفیت اطلاعاتی بستگی دارد که از فروشگاه­ها جمع‌آوری و ثبت می‌شود. راحتی و قابلیت اطمینان ثبت و انتقال اطلاعات در سیستم، معیار موفقیت یک برنامه و کاهش هزینه‌های مدیریتی است:

ثبت به وسیلة واحد خدمات مشتریان و دستگاه EFT-POS

·     مـا پیشنهاد می‌کنیم واحد خدمات مشتریان، استفاده از کارت وفاداری را ثبت کند، مشتری پس از خرید از صندوق، برگه مربوط به خرید خود را نزد واحد خدمات مشتریان برده و پرسنل آن با مهر نمودن فاکتور خرید مشتری، اطلاعات مربوط به خرید را به وسیله دستگاههای EFT-POSهمانند دستگاههای بانکی ثبت می­کنند. ترمینال­های POS  روشی است که از دیرباز در فروشگاه‌ها برای ثبت اطلاعات وفاداری مورد استفاده قرار می‌گرفته است، ترمینال POSکه برای دریافت وجوه نقد از طریق کارت بانکی به کار می‌رود، در اینجا می‌تواند به نرم‌افزاری مجهز شود که برای خواندن نوار مغناطیسی کارت وفاداری به کار می‌آید، سپس اطلاعات از طریق آن انتقال می‌یابد. ساده و یکنواختی سیستم و حفظ آن در کل شبکه، تمرکز واحد جمع‌آوری داده‌ها در فروشگاه یا در سطح دفتر مرکزی و غیره از مزایای بهره­برداری از این روش استدستگاه دو عدد قبص صادر می­کند که یکی به مشتری و دیگری نزد واحد خدمات مشتریان خواهد ماند تا بتوان در موقع لازم کنترلهای لازم را نیز انجام داد. درست در همان لحظه‌ای که جنس توسط مشتری خریداری می‌شود، اطلاعات خرید بلافاصله توسط این واحد ثبت می‌شود، سپس اطلاعات لازم به سیستم مدیریت مرکزی ارسال می‌شود و در پایگاه داده‌های اصلی ثبت می­گردد.

ثبت اینترنتی

·     برخی فروشگاه‌ها این امکان را دارند تا اطلاعات را بلافاصله از طریق اینترنت در پایگاه داده‌ها ثبت و ذخیره کنند، سیستم ما قادر است به وسیله اینترنت نیز اطلاعات خرید مشتریان را ثبت نماید، برای این منظور لازم است یک PCدر محل مشخص به طور دائمی به اینترنت وصل باشد، بدین ترتیب کارت وفاداری مجهز به نوار مغناطیسی است که به راحتی توسط کارت‌خوانی که به کیبورد کامپیوتر وصل است، خوانده می‌شود و هر بار استفاده از کارت، مستقیماً در پایگاه داده‌های اصلی ثبت می‌شود.

ثبت دستی عملیات

·     از آنجائیکه ثبت و استفاده از عملیات کارتهای وفاداری حداقل نیاز به زمان 24 ساعت برای تبدیل امتیاز به اعتبار دارد، می­توان اطلاعات خرید مشتریان را نیز ابتدا به صورت دستی ابتدا ثبت نمود و بعداً توسط اینترنت اطلاعات آنها را ثبت نمود و عملاً تفاوتی برای بهره­برداری مشتریان نخواهد داشت.